Kysymyksiä ja vastauksia 30.8.2019
1. Kohdassa ”Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet” on mainittu, että vertailuun vaikuttavat
Markkinointi- ja viestintämateriaalin suunnitelman ja toteutuksen vastaaminen Merikotkan tarpeisiin – Visuaalisen ratkaisun osalta arvioidaan esitetty luonnos ja sen vastaaminen Merikotkan tarpeisiin. Oliko siis ajatus, että tarjouksessa esitetään teille jokin suunnitelma tai joitain valmiita luonnoksia? Jos näin on, onko näistä toiveista jotain tarkempaa kuvausta saatavilla (esim. mistä työstä luonnos olisi tarkoitus tehdä)?
Haemme markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoilta apua siihen, että viestintämateriaalimme olisi visuaalisesti vakuuttavaa ja muodostaisi yhtenäisen, mietityn kokonaisuuden. Tällä hetkellä meillä on kaikenlaista hajanaista viestintämateriaalia, joihin osaan olemme tyytyväisiä (mm. logo, nettisivut) ja osaan emme (mm. yleisesite). Pyydämme tarjoukseen jonkinlaista alustavaa suunnitelmaa tai ideaa minkälainen viestinnän- ja markkinoinnin kokonaisuus meillä tulisi olla. Osaamme itse tunnistaa tarjouksen kohdassa ”Tarjouksen sisältö” mainitut tarpeet, mutta puuttuuko tästä jotain oleellista? Mikä muu voisi olla tarpeen, jotta viestintämme olisi tehokkaampaa? Jotta kokonaisuus esitetystä suunnitelmasta välittyy meille ja pystymme sen arvioimaan, niin jonkinlainen suunnitelma ja visuaalinen luonnos on tarpeen esittää. Tiedossa olevat toiveet ovat nuo tunnistetut tarpeet, jotka on listattu tarjouksen kohdassa ”Tarjouksen sisältö”.
2. Minkälaisen luonnoksen haluatte tarjouksen liitteeksi? Onko esimeriksi yksinkertainen flyeri ( 21*21, 2-puoleinen) sopiva.
Luonnoksen on hyvä sisältää ainakin joitakin tuotteita, jotka on mainittu tarjouksen kohdassa ”Tarjouksen sisältö”. Kts. myös edellinen vastaus.
3. Pyydetäänkö osana tarjouspyyntöä ehdotusta myös sisällöntuotannosta? Esim. yleisesitteen tai toimintakertomuksen tekstin loppuun saattamisen osalta?
Halutessanne voitte kuvata muita mahdollisia palveluja, joita yrityksenne tarjoaa. Ilmoittakaa näiden palveluiden hinnoitteluperusteet eriteltynä, kuten kohdassa ”Tarjouspyyntö” on pyydetty.
4. Tuleeko toteutuksen osalta esittää toteutussuunnitelma ja aikataulu osana tarjousta?
Lyhyt suunnitelma toteutuksesta ja alustava arvio aikataulusta on eduksi. Ymmärrämme kuitenkin, että näitä sorvataan tarkemmaksi, kun pääsemme työhön käsiksi.
5. Tuleeko osana tarjousta esittää visuaalinen ratkaisu?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen. Jonkinlaisen idean esittäminen viestintäkokonaisuudesta on eduksi.
6. Kuinka monta referenssiä on tarkoitus esittää, ja onko toiveita niiden määrämuotoisuuden suhteen?
Referenssien määrää ei ole rajoitettu. Määrää oleellisempaa on referenssien laatu, ts. meitä kiinnostaa oletteko tehneet vastaavanlaista materiaalia Merikotkan tapaisille organisaatioille (tutkimustoiminta, tiedeviestintä). Referenssit voi esittää esimerkiksi linkkeinä tai kuvina tarjouksen ohessa.
7. Mistä tuotteesta halutaan visuaalinen luonnos ja mitä elementtejä luonnoksen tulisi sisältää? Kuvitus, infografiikka?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen. Luonnoksen tulisi sisältää ainakin joitakin tuotteita, jotka on mainittu tarjouksen kohdassa ”Tarjouksen sisältö”.
8. Helposti muokattava julkaisupohja, haluatteko, että pohja räätälöidään MailChimp -ohjelmaan, vai riittääkö ulkoasusuunnittelu ja ohjeet?
Meille on helpompi, jos pohja on räätälöity MailChimp-ohjelmaan.
9. Policy Brief -pohja. Tarkoitatteko Word-pohjaa, vaiko jotain muuta ohjelmaa/järjestelmää (MailChimp?), jolla viestitte. Vertaa yllä.
Kaipaamme tähän ehdotusta, mikä tekninen ratkaisu olisi hyvä? PB-pohjaa käytetään viestinnässä, joka osoitetaan päättäjille. Sen tulee olla vakuuttava myös teknisiltä ratkaisuiltaan.
10. Tarjouksen mukana toimitettavista todistuksista:
a. Onko mahdollista, että pyydätte todistukset vain valitulta yritykseltä tai
b. Koska yrityksemme on tilaajavastuu.fi -rekisterissä, joista kaikki tarjouspyynnössä vaadittavat asiat voi käydä toteamassa, riittäisikö tämä Luotettava Kumppani -jäsenyys (muillekin osallistujille)?
Hyvä ehdotus, kiitos! Täsmennetään pyyntöä niin, että pyydämme todistukset vain valitulta yritykseltä.
11. Tarkoitetaanko toteutuksella, että toteutuksen hinta pitäisi sisältää painatuksen hinnan? Mikäli se sisältää, mikä on toimintakertomuksen koko, sivumäärä ja painomäärä?
Otamme mielellämme vastaan tarjouksen, jossa on huomioitu myös painatus. Ymmärrämme kuitenkin, että painettavan tuotteen hintaa vaihtelee koon, sivumäärän ja painomäärän mukaan.Tässä alla on vuoden 2018 toimintakertomuksen tiedot. Voitte käyttää tätä tietoa hinnan laskemiseksi. Tarjouksen osan voi myös määrittää alihankinnaksi (kts. tarjousasiakirjan kohta alihankinta). Toimintakertomus 2018: painomäärä 200 kpl, paperi: kannet 250g silk ja sisus 170g silk, koko 210 x 210 mm, sivumäärä 28 (ml. etu- ja takakansi). Mikäli ette halua tarjota painatusta osana tarjoustanne, niin tämä on hyvä selvästi mainita.
12. Mitä haette kiinteällä kokonaishinnalla? Tarkoitatteko tuntihintaa?
Kohdassa ”Tarjouksen sisältö” listaamme tiedossa olevia tarpeita. Ensimmäinen tarve on markkinointi- ja viestintämateriaalin suunnittelu. Kiinteä kokonaishinta koskee tätä suunnittelutyötä. Hinta voi myös olla tuntihinta, mutta silloin on arvioitava työhön varattava aika. Kokonaishinta on silloin tuntihinta x tarvittava aika.
13. Mitä tarkoittaa muiden mahdollisten palveluiden hinnoittelu? Mitä näillä muilla mahdollisilla palveluilla tarkoitetaan? Haetaanko tällä tuntihintaa eri töille?
Halutessanne voitte kuvata muita mahdollisia palveluja, joita yrityksenne tarjoaa. Ilmoittakaa näiden palveluiden hinnoitteluperusteet eriteltynä, kuten kohdassa ”Tarjouspyyntö” kuvataan.
14. Tarjouksen vertailuperusteissa on kohta, jossa puhutaan suunnitelmasta ja aikataulusta. Mitä tällä tarkoitetaan? Millä tavalla asia tulisi esittää?
Lyhyt suunnitelma toteutuksesta ja alustava arvio aikataulusta on eduksi. Ymmärrämme kuitenkin, että näitä sorvataan tarkemmaksi, kun pääsemme työhön käsiksi.
15. Tarjouspyynnön vertailuperusteissa on kohta, jossa pyydetään esittämään luonnosta. Mitä tällä luonnoksella haetaan ja mistä aiheesta?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
16. Tarjouspyynnön vertailuperusteissa on kohta, jossa pyydetään referenssejä. Itse tarjouspyynnössä ei ole mainintaa referensseistä. Millä tavalla halutaan, että referenssit esitetään? Montako referenssiä haluatte?
Kts. vastaus kuudenteen kysymykseen Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen..
17. Mikä on toimintakertomuksen laajuus (sivumäärä mahdollisesti 28 sivua, kuten vuoden 2017 versio), painosmäärä ja mahdolliset kieliversiot (myös näille painosmäärät)?
Toimintakertomus 2018: painomäärä 200 kpl, paperi: kannet 250g silk ja sisus 170g silk, koko 210 x 210 mm, sivumäärä 28 (ml. etu- ja takakansi). Toimintakertomus on tuotettu vain englanniksi.
18. milloin toimintakertomus tulee olla julki?
Painettuna vuosittain toukokuun loppuun mennessä.
19. onko materiaalien tuotannosta ja tärkeysjärjestyksestä tarkempaa tietoa?
Tuotteista akuutein tarve on kertahankinnoilla (yleisesite, MailChimp-pohja, Policy Brief-pohja). Lisäksi tarvitsemme kahdelle uudelle tutkimushankkeelle viestintämateriaalia.
20. onko teillä sopimuspainoa ja ilmoitetaanko teille tarjouksessa myös alihankintahinnat?
Meillä ei ole sopimuspainoa. Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käytöstä tulee olla selvitys tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa.
21. mikä on esitteen laajuus ja painosmäärä?
Nykyinen yleisesitteemme on neljä sivua (ml. etu- ja takakansi). Koko 210 mm x 210 mm. Painosmäärä on ollut 500 kpl.
22. mitä toivotte markkinointi- ja viestintämateriaalien suunnitelman sisällöksi? Onko tästä tarkempaa ohjeistusta vai noudatammeko tarjouspyynnön materiaaliluetteloa?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
23. Onko mahdollisesta tilaussummasta jotain arviota, esimerkiksi vuositasolla?
Valitettavasti emme osaa arvioida, koska toimintamme riippuu hyvin paljon tutkimushankkeiden rahoituksista. Jos uusia hankkeita alkaa, niin tarvitsemme niihin aina uuden viestintämateriaalin.
24. Markkinointi ja viestintämateriaalin suunnitelma: Haetteko tällä brändi-identiteetin uutta ideaa ja viestinnän kiteyttämistä? Eli kokonaishinta pitäisi sisällään esimerkiksi bränd bookin + uuden graafisen ohjeistuksen?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen, mutta kyllä asian voi varmasti näinkin ilmaista.
25. Visuaalisen ratkaisun vastaaminen Merikotkan tarpeisiin: Haetteko tässä jo ideaa visuaaliseen ilmeeseen, eli teemmekö tähän jo konkreettisen ehdotuksen?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
26. Kuinka monta referenssiä tarjoukseen voi laittaa?
Kts. vastaus kuudenteen kysymykseen.
27. Huomasin verkkosivujenne ajankohtaista-osiosta, että olitte ilmeisesti tehneet vastaavan kilpailutuksen toukokuussa. Olisin tiedustellut, mistä syystä tuo kilpailutus ei ilmeisesti onnistunut / johtanut yhteistyöhön yhdenkään tarjoajan kanssa?
Tarjouspyyntö lähetettiin suoraan tietyille palveluntarjoajille. Tämän menettelyn kautta saimme vain kaksi tarjousta, joten päätimme uusia kilpailutuksen Hilman kautta.
28. Millaisella volyymilla markkinointi- ja viestintämateriaalia karkeasti arvioiden tarvitaan? Esim. monta yksittäistä tilausta kuukaudessa.
Vuosittain tarvitsemme toimintakertomuksen. Kertahankintana tarvitsemme yleisesitteen, julkaisupohjan uutiskirjeelle ja Policy Brief-pohjan. Muuta materiaalia tilataan tarpeen mukaan, uusien tutkimushankkeiden alkaessa. Meillä on nyt alkanut tai alkamassa kaksi isoa tutkimushanketta.
29. Tulisivatko materiaalitilaukset aina yhdeltä nimetyltä Merikotkan henkilöltä vai kuinka monta henkilöä materiaaleja voisi suunnilleen tilata?
Tilauksia voi tulla 2-3 henkilöltä, mutta voimme tarvittaessa järjestellä toisin.
30. Mitkä ovat markkinointi ja viestintämateriaalien tyypillisimpiä formaatteja? Esim. esitteet, flyerit, julisteet, lehti-ilmoitukset, adhoc taittotyöt, kutsut & ohjelmat, some-pohjat, julkaisut/raportit, infografiikka, banderollit, kampanjakokonaisuudet jne.
Tyypillisimpiä ovat yleisesite tutkimuskeskuksesta, tutkimushankkeiden omat esitteet ja erilaiset julkaisut tai raportit.
31. Onko teillä toiveita yhteistyöhön liittyvästä kommunikoinnista? Tehdäänkö tilaukset ja materiaalien kommentointi/hyväksyntä sähköpostitse vai esim. työnohjaukseen tarkoitetun järjestelmän kautta.
Olemme avoimia erilaisille ehdotuksille.
32. Mitä tarkoitetaan tarjouspyynnön ”Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet” kohdassa mainitulla Visuaalisen ratkaisun osalta arvioidaan esitetty luonnos ja sen vastaaminen Merikotkan tarpeisiin.
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
33. Tarjouspyynnössä mainitaan, että tarjouksessa tulee olla eriteltyinä kiinteä kokonaishinta markkinointi- ja viestintämateriaalien suunnittelusta ja kiinteä hinta kullekin tarjouksessa esitetyn tuotteen toteuttamiselle. Mitä tarkalleen ottaen tässä tarkoitetaan markkinointi- ja viestintämateriaalien suunnittelulla?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
Mitä muuta se pitää sisällään kuin tarjouspyynnössä esitetyt tuotteet/mitä muuta se pitää sisällään?
Kts. vastaus ensimmäiseen kysymykseen.
Vai tarkoitetaanko tässä kiinteää tuntihintaa suunnittelulle?
Kts. vastaus kysymykseen 12.
Voitteko ystävällisesti täsmentää vielä, että mitä nämä tarjouksessa eriteltyinä oltavat hinnat tarkalleen ottaen tulee pitää sisällään.
Kts. vastaus kysymykseen 11.
34. Tarjouksen valinta ja vertailuperusteissa mainitaan, että vertailuperusteista laadussa 30 % tulee visuaalisen ratkaisun vastaamisesta Merikotkan tarpeisiin. Tarjouspyynnössä ei ole kuitenkaan tarkemmin määritelty, että millaista visuaalisen ratkaisun luonnosta tarjouksessa edellytetään. Onko se esimerkiksi vuosikertomuksen leiska, esitteen tai uutiskirjeen leiska. Vai tuleeko tarjoukseen sisällyttää luonnos näistä kaikista? Voitteko ystävällisesti täsmentää vielä, että mitä visuaalisen ratkaisun luonnoksen tulee pitää sisällään.
Kts. vastaus ensimmäiseen ja toiseen kysymykseen.
35. Tarjouspyynnöstä mainitaan että tarjousta pyydetään myös toteutuksesta. Pitääkö tarjoukseen sisällyttää painotöiden ja muun materiaalin hankinta- ja tuotantokustannukset? Jos, millaisille määrille? Onko kokoja ja materiaaleja määritelty ohjeistuksessa? Jos, noudatetaanko niitä vielä? Onko kuvamateriaalia olemassa vai pitäisikö sen tuotanto / kuvapankkimateriaalin käyttöoikeus- hankinnat sisällyttää tarjoukseen?
Kts. vastauksen kysymyksiin 11 ja 17. Pidämme esitteiden neliömuodosta (210 mm x 210 mm). Myöskään materiaalin suhteen ei ole muutostarpeita, mutta olemme avoimia uusille ehdotuksille. Meillä on kohtalaisen paljon kuvamateriaalia, mutta käytämme myös kuvapankkien kuvia. Kuvamateriaalin hankintaa ei ole välttämätöntä sisällyttää tarjoukseen.
36. Millaisen kokonaisuuden mukaisesti haluatte tarjouksen tutkimushankkeiden materiaaleista ja montako erilaista hanketta on? Millaisia määrä jakotuotteita pitäisi olla ja paljonko niihin on budjetoitu?
Kts. vastaus kysymykseen 19. Tutkimushankkeiden viestintämateriaali suunnitellaan ja toteutetaan hankkeiden alkaessa. Hankkeiden viestinnälliset tarpeet ovat hyvin vaihtelevia, ts. yleistystä on vaikea tehdä. Hankkeiden viestintäbudjetit vaihtelevat muutamasta sadasta kymmeneen tuhanteen euroon. Jakotuotteita on usein 1-2 per hanke, määrällisestin muutamia satoja kappaleita.
37. Jos toteutuma on kahden vuoden aikana satunnainen, millaisten määrien mukaisesti tarjous tulisi laskea, niin että kaikki tarjoukset ovat vertailukelpoisia keskenään? Liittyykö tuotteisiin jotain hintaan vaikuttavia tekijöitä kuten koko tai toivottu materiaali tai sen laatutaso?
Kts. edellinen vastaus.
38. Paljonko projektinhallintaan liittyviä tapaamisia asiakkaan luona tarjoukseen tulisi kahden vuoden jaksolle sisällyttää?
Arvioimme, että alkuun tarvitsemme 1-2 tapaamista, mutta jatkossa keskusteluja voidaan käydä muuten.
