ASIAKKAITA JA SIDOSRYHMIÄ KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Meriturvallisuuden ja -liikenteen tutkimusyhdistys ry (y-tunnus 2023333-8), myöhemmin Merikotka
Osoite: Keskuskatu 10, 48100 Kotka
Puhelin: (040) 752 4392
Sähköposti: merikotka@merikotka.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Anna Kiiski (anna.kiiski@merikotka.fi)
2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja?
Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä niiden organisaatioiden ja muiden yhteisöjen henkilöitä, joiden kanssa Merikotkalla on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys.
Sidosryhmillä tarkoitetaan sellaisia organisaatioiden ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Merikotkalla on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Merikotkalle tuottavien yritysten ja muiden yhteisöjen edustajat) taikka muu yhteys (esimerkiksi median edustajat tiedottamistoiminnan osapuolina).
Merikotka käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):
• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoito ja analysointi
Merikotka voi käyttää henkilötietojasi edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa tai suoraan kanssasi muodostetun asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitoon, analysointiin ja parantamiseen.
• Palvelujen tarjoaminen
Merikotka voi käyttää henkilötietojasi palvelujen tarjoamiseksi, mikäli edustamasi yritys tai muu yhteisö on käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut tapahtumiimme. Henkilötietoja käytetään Merikotkan ja asiakkaan väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.
• Asiakasviestintä
Merikotka voi käyttää henkilötietojasi asiakasviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle tapahtumiin liittyviä ilmoituksia ja pyytääkseen palautetta palveluista.
• Markkinointi
Merikotka voi ottaa sinuun yhteyttä kertoakseen uusista tuloksista ja tapahtumista.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:
a. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa tarkoitusta varten;
b. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn
c. pyynnöstä;
d. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
e. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Merikotka käsittelee tietojasi pannakseen täytäntöön sopimuksen kanssasi (esim. uutiskirjetilauksen).
Merikotkalla on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää palveluidensa myyntiä asiakkaidensa keskuudessa markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Merikotka voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia antamiasi yhteystietoja hyödyntäen.
Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voi Merikotka pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.
Merikotka voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.
3. Mitä tietoja voimme kerätä?
Merikotkan keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin
tehtyjä muutoksia:
3.1.Perustiedot kaikista rekisteröidyistä
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot)
• sukupuoli
• palvelukieli
• titteli
• Merikotkan käyttäjän digitaalisiin laitteisiin (kuten tietokoneisiin ja mobiililaitteisiin) lähettämät
tekniset tiedot sekä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita koskevat tiedot
• rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• sähköpostit ja verkkokeskustelut
3.2. Merikotkan tapahtumiin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot
• syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää
• olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta
• ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka käyttäjä on antanut vapaaehtoisesti)
• matkaseuralaisen nimet ja syntymäaika silloin, kun esim. laivayhtiö sitä edellyttää.
4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?
Suurin osa tiedoista saadaan asiakas- ja sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista,
joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme. Merikotka saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.
5. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?
Merikotka ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Merikotkan tutkimuskeskuksen ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.
Merikotka voi jakaa Merikotkan tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille.
Merikotka voi jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Merikotka yhdessä hallinnoi ja toteuttaa tutkimushankkeita.
Merikotka saattaa jakaa henkilötietojasi Merikotkan palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, markkinointi, tiedotus ja erilaiset kampanjat.
Henkilötietojesi suojaaminen on Merikotkalle tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Merikotka saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.
6. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Merikotka saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Merikotka saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen.
Näissä tapauksissa Merikotka varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.
7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?
Merikotka käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Merikotkalla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tietojasi käsitellään vähintään sen ajan, kun Merikotkan ja sinun välillä on voimassa asiakassuhde tai muu vastaava asiallinen yhteys.
8. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?
Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön oikeuksiesi käyttämiseen liittyen. Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:
a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on rekisteriin kerätty.
b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista.
Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot tästä rekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Merikotkaan sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää Merikotkaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:
1. kiistät Merikotkalla olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
3. Merikotka ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Merikotkan oikeutetut perusteet sinun perusteesi.
e) Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli Merikotka käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tässä rekisterissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada Merikotkalle toimittamasi henkilötiedot yleisesti käytetyssä luettavassa muodossa
g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Merikotkan välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi.
9. Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?
Jotta Merikotka voi täyttää palveluun liittyvät sopimusvelvoitteensa, on Merikotkan saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota sinulle niitä palveluitamme, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.
10. Teemmekö profilointia?
Emme toistaiseksi tee sellaista EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai muita vastaavia seuraamuksia sinuun liittyen.
11. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?
Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva organisaatio. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.
